6-Punkte-Plan zum sicheren Datentransfer in der Cloud

Drag-and-drop beim Dateitransfer ist eine schöne bequeme Sache. Doch wenn das Mitarbeiter mit wichtigen Unternehmensdokumente über Internet-Dienstleister praktizieren, ist Umdenken angesagt. Dann sollten praktikable Spielregeln aufgestellt und durch dazu passende Technik unterstützt werden.

Die Geschichte scheint sich zu wiederholen. Vor etwa 20 Jahren nutzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Versenden von Unternehmensnachrichten und -daten private E-Mail-Accounts kostenloser Anbieter wie GMX oder Hotmail.

Die IT-Abteilungen versuchten, Schäden durch die Sperrung privater Accounts in den Griff zu bekommen. Im Wettlauf gegen immer neue kostenlose Anbieter ein mühsames und am Ende erst durch die Einführung unternehmensweiter E-Mail-Accounts erfolgreiches Unterfangen.

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Ähnlich gestalten sich die aktuellen Herausforderungen beim Datenversand über Cloud-Dienste. Angesichts der heute weitaus aggressiveren Wirtschaftsspionage liegen die möglichen Schäden für Unternehmen jedoch um ein Vielfaches höher.

Das Problem ist bekannt. Fehlt ein zentrales Angebot, ist Wildwuchs die Konsequenz. Da professionelle File-Sync-and-Share-Services in der Regel komplex und teuer sind, nutzen Mitarbeiter private Accounts bei kostenlosen Anbietern wie Google Drive, OneDrive, Box oder Dropbox zum Transfer geschäftlicher Dokumente.

Gefragt ist daher eine einfach zu nutzende Office-Lösung für alle Mitarbeiter, die in Funktion und Handhabung den gängigen Consumer-Angeboten gleichkommt.

Unbewusste Sicherheitslücken

Tatsächlich stellen die gegen den Zugriff von außen häufig nur unzureichend gesicherten kostenfreien Cloud-Lösungen die IT-Abteilungen von Unternehmen vor immense Herausforderungen. Sie fordern von App-Nutzern beispielsweise den Zugriff auf Kontaktinformationen sowie auf Dateien und WLAN-Verbindungsinformationen ? und damit auf vertrauliche Unternehmensdaten.

Darüber hinaus nehmen diese Dienste häufig keine Verschlüsselung der zu synchronisierenden Daten auf dem Weg zur Cloud oder bei der Lagerung im Cloud-Speicher vor. In der Regel weiß der Nutzer auch nicht, in welchem Land die für die Datenspeicherung zuständigen Rechenzentren stehen und welcher Gesetzgebung der File-Sync-and-Share-Dienstleister unterliegt.

?Zwar hat die breite öffentliche Diskussion rund um die Enthüllungen von Edward Snowden für eine Sensibilisierung gesorgt, dennoch fehlt in vielen Unternehmen noch eine konsequente Haltung gegenüber kostenlosen Anbietern. Wir empfehlen dringend, sie im beruflichen Einsatz nicht zu nutzen?, sagt Sven Stiefvater, Senior Sales Consultant und Cloud-Spezialist der Bechtle AG.

Aus Erfahrungen lernen

Vor 20 Jahren war die Nutzung der privaten E-Mail-Accounts einfacher, bequemer und schneller als die Übermittlung von Dokumenten per Fax. Unternehmen scheuten zunächst die notwendigen Investitionen, um eine Unternehmens-E-Mail für jeden Mitarbeiter einzuführen.

Zur Lösung trugen erst die zentralen Mailserver bei, die mit Businessmerkmalen ausgestattet den Wildwuchs beendeten: Die Kombination aus einheitlicher Signatur und einer auf den Unternehmensnamen lautenden URL führte dazu, dass Unternehmen und Mitarbeiter für Dritte eindeutig zu erkennen sind.

Ganz ähnlich 20 Jahre später die Lösung bei der Wahl des geeigneten Cloud-Speichers: Um die IT-Abteilungen zu entlasten und gleichzeitig alle Mitarbeiter einzubeziehen, empfiehlt Sven Stiefvater Unternehmen, eine zentrale Business-Cloud-Lösung einzuführen.

Neben einem attraktiven Preis, Businessmerkmalen und einem hohen Sicherheitsstandard, nennt er sechs Kriterien, die eine Enterprise-File-Sync-and-Share-Plattform (EFSS) erfüllen sollte.

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