Sieben Schritte zum erfolgreichen Projekt
Personalakten elektronisch bereitzustellen war lange ein Prestigeprojekt: Spannend, innovativ, auch nützlich, aber für den gebotenen Nutzen meist sehr kostenintensiv ? und bei den vorgefundenen Unternehmensstrukturen und HR-Prozessen oftmals nicht die dringendste Herausforderung.
Heute ist das anders. Im Vergleich zur Leistung sind die Kosten deutlich gesunken, und gerade bei verteilten Unternehmensstrukturen sowie vor dem Hintergrund einer sich schnell wandelnden Arbeitswelt, in der der genaue Blick auf die Mitarbeiter immer wichtiger wird, entfalten elektronische Personalakten den größten Nutzen: Sie beschleunigen den Zugriff, reduzieren den Aufwand für administrative Prozesse und schaffen so mehr Freiraum für die eigentliche Personalarbeit.
Hinter der Einführung einer elektronischen Personalaktenlösung stehen meist Forderungen nach Vereinheitlichung und Zentralisierung des Aktenbestands, etwa im Kontext von Merger & Acquisitions, Umzügen oder der Einführung von Shared Service Centern. Ein weiterer Grund können zahlreiche Niederlassungen mit jeweils eigenen Personalverantwortlichen sein. Die elektronische Personalakte hilft hier, strukturelle Herausforderungen zu meistern. Dazu gesellt sich meist die Erwartung, durch Zeitersparnis bei der Dokumentensuche und verbesserte Zugriffsmöglichkeiten die Produktivität der Routinearbeit im Personalwesen zu steigern.
Was aber müssen die Verantwortlichen sowohl im Unternehmen als auch von Seiten des Lösungsanbieters im Vorfeld bedenken, um das Projekt ?Einführung einer elektronischen Personalakte? zum Erfolg zu führen? Denn mal schnell lässt sich dieses nicht realisieren. Voraussetzung ist auf jeden Fall die richtige Planung! Daher stellt die folgende Übersicht die wichtigsten Aufgaben für jede Projektgruppe vor.
1. Analyse
Der eigentliche Startpunkt eines jeden Projekts muss die Analyse der Anforderungen sowie des Ist-Zustands im Unternehmen sein, inklusive der HR-Workflows und Compliance-Forderungen. Denn je nach Unternehmensstruktur, je nachdem, was mit der elektronischen Personalakte tatsächlich erreicht werden soll, welche und wie viele Mitarbeiter damit arbeiten werden und welche Voraussetzungen IT-seitig gegeben sind, muss der Projektrahmen unterschiedlich definiert werden. Die Erstellung des Lastenhefts ist daher idealerweise eine Gemeinschaftsarbeit von Auftraggeber und Lösungsanbieter.
2. Projektgruppe definieren
Aus dieser Analyse ergibt sich fast zwingend der nächste Schritt: die Zusammenstellung des Projektteams. Denn die Einführung einer elektronischen Personalakte ist nicht die Entscheidung nur eines Geschäftsbereichs. Vielmehr sind Management, Personal- und IT-Abteilung gleichermaßen davon betroffen. Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte müssen schon rein rechtlich eingebunden werden. Ein frühzeitiger Austausch über datenschutz- und personalrechtliche Bedenken hat aber schon so manches Veto verhindert. Sinnvollerweise binden Projektverantwortliche auch von Anfang an Fachkräfte aus dem Personalbereich, Fachvorgesetzte und Verantwortliche eventueller Standorte mit ein. Also Vertreter jener Gruppen, die später mit der elektronischen Personalakte arbeiten werden.